איך לנהל את הזמן נכון כבעל עסק?

10 טיפים איך לנהל את הזמן שלך נכון כבעל עסק:

1. מהם התפקידים שלך בעסק? רשום את כל התפקידים שאתה צריך לעשות בעסק. כל בעל עסק קטן בישראל,
ממלא מגוון רחב מאוד של תפקידים- מנכ"ל, המקצוע שלך בפועל, לשווק, לנקות, להוציא חשבוניות, לפרסם, לתפעל ועוד. כשהחלוקה של כל התפקידים תהיה ברורה לך, תוכל לדעת בקלות יחסית כמה זמן היום אתה מקדיש לכל תפקיד וכמה אתה אמור להשקיע בפועל.

2. הגדר לעצמך שעות עבודה ברורות! כשאתה עצמאי זה מאוד קל למרוח את הזמן, או לערבב את הבית עם העסק.
הגדר לעצמך, מה הם הימים בהם אתה עובד, באילו שעות, עד אילו שעות, כמה שעות ביום.
כך אם נכנסה בדיקה לילד בבוקר, אתה תדע שאת הזמן הזה אתה צריך להחזיר בערב או ביום אחר.
אם את צריכה לאסוף את הילדה מהגן בשתיים, אז בבוקר זה זמן עבודה, עבודה בעסק ולא עבודות בית.

3. איפה אתה מנהל את הלו"ז? חשוב מאוד שתבחר פלטפורמה בה אתה מנהל את הזמן שלך.
זה יכול להיות בקאלנדר, בגימייל, באווטלוק, ביומן ידני, בדף שבועי, בלוח שנה. אבל בכל מקרה,
צריכה להיות פלטפורמה אחת שמרכזת את כל המשימות. חוסר ניהול של המשימות והיומן עצמו, גורמים לחוסר סדר,   מה שגורם לבזבוז זמן רב יותר.

4. מה מכניסים לתוך הלו"ז? כל המשימות צריכות להיכנס ליומן. מה שחיצוני ומערב אנשים נוספים וגם משימות שהם שלך. למשל להתקשר לאסנת לקבוע פגישה זו משימה שתופיע ביומן בדיוק כמו השתתפות במפגש נטוורקינג באשקלון ביום חמישי. גם המשימות שלנו לוקחות זמן ולכן חשוב מאוד להכניס אותן ליומן. זו גם דרך נהדרת לוודא שלא פספסת אף משימה ושדברים לא נופלים לך בין הכסאות.

5. אישי משתלב עם עסקי- ליומן מכניסים גם את הדברים האישיים וגם את הדברים של העסק.
אם אתה צריך לאסוף את הילדים בארבע מהגנים, אז תרשום את זה. אם יש לך חתונה בערב, אז תרשום את זה, אפילו אם אתה רוצה ללכת לאימון כושר ביום מסוים, חשוב מאוד שזה יופיע ביומן.
מה שלא בלו"ז, פשוט לא מחייב אותנו. וגם לדברים האישיים שלנו, חשוב שנהיה מחויבים, הרי בשביל זה הקמנו את העסק מלכתחילה.

6. את הלו"ז סוגרים מראש! חשוב מאוד לסגור את הלו"ז שלך מראש. את הלו"ז אתה לא סוגר באותו יום, גם לא באותו שבוע. ביום חמישי בשבוע הקודם לכל המאוחר, כל הלו"ז וכל המשימות משתבצים ביומן ומקבלים את המקום שלהם.
במידה ונשאר זמן פנוי, אתה יכול לאפשר לעצמך להיות ספונטני יותר במהלך השבוע.

7. מהם גזלני הזמן שלך? לכל אחד מאתנו יש דברים, אנשים או מקומות שגוזלים מאתנו זמן יקר.
בדוק עם עצמך מהם גזלני הזמן שלך. גזלני הזמן יכולים להיות פנימיים או חיצוניים:

חיצוניים זה פשוט- טלפונים, לקוחות שמגיעים ללא הודעה ועוד.
פנימיים- פרפקציוניזם, חוסר סדר וארגון, עייפות, ימים רעים ועוד.
את גזלני הזמן צריך למפות ולראות מי הם הגזלנים העיקריים.

8. כיבוי שריפות = דחיינות- אם כל יום שלך נראה כמו כיבוי שריפות סימן שאתה לא מנהל את הזמן שלך בכלל.
כיבוי שריפות אמורות לקחת במקסימום 20% מהזמן במהלך יום עבודה. אם זה לא המצב אצלך, יכול להיות מאוד שאתה לא מנהל את הזמן ודוחה משימות עד לדקה התשעים, עד שהן הופכות להיות דחופות באמת.
קח בחשבון שכיבוי שריפות, לוקח יותר זמן ממה שהיה לוקח לך, אם היית מבצע את המשימה ברוגע, ללא אפקט הלחץ.

9. הגדר יעדים- קבע עד מתי אתה עושה כל משימה. אם הלקוחות שלך לא נתנו לך דד ליין, אז צור אחד כזה לעצמך.
זה יעזור לך לעמוד ביעדים שהצבת ולנהל את הזמן שלך בדיוק כמו שאתה רוצה. כך גם הסיכוי להגיע לכיבוי שריפות עצומות, הוא קלוש בהחלט.

10. בדיקת אפקטיביות- בדוק האם כל התהליכים שמתנהלים אצלך בעסק מסודרים, האם הם יעילים ועובדים בצורה מיטבית. אם להוציא חשבוניות ידניות לוקח לכם יותר מידי זמן אז אולי כדאי לעבור לחשבוניות דיגיטליות.
האם אתם אפקטיבים יותר בבוקר או בערב, האם השעות שאתם יושבים על הפייסבוק באמת מביאים לקוחות,
האם אתם גובים את הכסף בצורה המהירה והנוחה ביותר מבחינתכם. ועוד ועוד ועוד. בדקו את כל אחד מהתהליכים.
המטרה בסופו של דבר היא להפוך את העסק למכונה משומנת, שעובדת גם כשאתם ישנים.

אם כל הטיפים האלה גורמים לך להבין שאולי אתה צריך יותר מ-10 טיפים, כדי ללמוד איך לנהל את הלו"ז שלך נכון, אתה מוזמן לפנות אלינו.